Forretningsorden
Forretningsorden for bestyrelsen.
Friskolen i Lemming
Bilag til „Vedtægter for den selvejende institution Friskolen i Lemming”
Denne forretningsorden er gældende for bestyrelsen for Friskolen i Lemming, herunder Børnehaven i Lemming samt SFO. Bestyrelsen er ansvarlig for den overordnede strategiske og økonomiske drift af skolen. Børnehaven har sit eget selvstændige forældreråd, hvori børnehavnens løbende drift behandles, dog ultimativt underlagt den overordnede bestyrelse.
Godkendt på to bestyrelsesmøder efterår 2023
INDHOLDSOVERSIGT:
1. Indkaldelse af generalforsamling
2. Afholdelse af generalforsamling
3. Konstituerende bestyrelsesmøde
4. Årets bestyrelsesmøder
5. Indskrivningsprocedure
6. Procedure ved ansættelser af fastansat personale
7. Afstemningsprocedurer i bestyrelsen
8. Tavshedspligt
9. Inhabilitet
10. Udtræden af bestyrelsen i utide
11. Kompetenceplan og samarbejdsaftale med skoleleder
12. Skolelederens og lærerrepræsentantens deltagelse i bestyrelsesmøder
13. Samarbejde med de ansatte
- Samarbejde med forældrene
- Skolelederens og formandens stående bemyndigelser
- Bestyrelsesmedlemmernes udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet
- Intern revisionsbestemmelse
- Budgetlægning
- Skolens ordensregler
- Fripladstilskud
- Udarbejdelse af undervisningsplan
- Retten til indsigt i skolens forhold
- Orlov fra betaling af skolepenge
- Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden
—oooOooo–
1. Indkaldelse af generalforsamling
- Skolekredsen skal gøres opmærksom på, at skriftlige forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest d. 1. februar. Dette annonceres i et af de første ugebreve i januar.
- På bestyrelsesmøde i februar eller marts skal bestyrelsen forberede generalforsamlingen, idét følgende punkter behandles:
- Forslag til dirigent. Forberedelse af dirigentemnet (fx regnskab).
- Bestyrelsen drøfter valg- og afstemningsprocedure. Bestyrelsen forelægger sine ønsker herom til dirigenten, men dirigenten har ret til selv at træffe beslutning om generalforsamlingens afvikling, samt at foreslå nye bestyrelsesmedlemmer.
- Generalforsamlingstraktement og andre praktiske aftaler.
- Godkendelse af dagsorden, aftaler om udsendelse mv. i henhold til vedtægt.
- Godkendelse af årsregnskab til forelæggelse til orientering på generalforsamlingen.
2. Afholdelse af generalforsamling
Bestyrelsesformand, skole- og børnehaveledelse udarbejder hver sin beretning.
- Kassereren forbereder regnskabsgennemgang til orientering i samarbejde med regnskabsfører, formand og skoleleder.
- Skolelederen har ansvar for den praktiske afvikling af generalforsamlingen herunder sangark, stemmesedler, vedtægter, projektor m.v. Særlige ønsker aftales senest dagen før.
- Dirigenten leder generalforsamlingen og fastsætter bl.a. afstemningsprocedure.
- Umiddelbart Efter generalforsamlingen s
—oooOooo–
3. Konstituerende bestyrelsesmøde
- Formanden samler umiddelbart efter generalforsamlingen den nyvalgte bestyrelse og aftaler dato samt tid for konstituerende bestyrelsesmøde. Indkaldelse og mødeafvikling foregår efter sædvanlig plan. Såfremt formanden ikke er genvalgt til bestyrelsen, forlader denne mødet, så snart ny formand er valgt. I perioden mellem generalforsamling og konstituerende møde fungerer den hidtidige bestyrelse.
- De nyvalgte bestyrelsesmedlemmer har pligt til umiddelbart efter generalforsamlingen at søge oplysninger på skolens hjemmeside vedrørende vedtægter, forretningsorden, friskolelov (www.friskoler.dk) og i øvrigt, hvad formanden skønner nødvendigt for udførelsen af tillidshvervet. Formanden indhenter budget, seneste årsregnskab samt anden relevant læsning som tilskuds- og regnskabsbekendtgørelse samt lokalaftale..
- Hvis et medlem ønsker det, sker konstitueringen skriftligt. Først opstilling – dernæst valg. Rækkefølgen for valg er følgende: Formand, næstformand, kasserer, sekretær og udvalgsposter.
- Instruks for regnskabsføring, bogholderi mv. gennemgås med henblik på evt. justering af instruksen. (Denne instruks fungerer som en slags opslagsværk over de væsentligste procedurer og principper ved bogføringen på skolen).
- Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøderne. Ved det konstituerende bestyrelsesmøde træffes beslutning herom for perioden indtil næste generalforsamling.
- Udarbejdelse af mødeplan for bestyrelsen frem til og med næste konstituerende bestyrelsesmøde. Der skal afholdes mindst 6 møder mellem de ordinære generalforsamlinger.
- Gennemgang af kommissorium for nedsatte udvalg med henblik på evt. justering af de gældende bestemmelser. Beskrivelser af kommissorium og medlemslister for de enkelte udvalg findes i særskilte dokumenter.
4. Årets bestyrelsesmøder
- Dagsorden udarbejdes af formanden i samarbejde med skoleleder og børnehaveleder. Denne udsendes sammen med eventuelt bilagsmateriale til bestyrelsesmedlemmerne senest 4 hverdage før mødet. Forslag til dagsorden skal være formanden i hænde senest en uge før mødet.
- Ved formandens forfald træder næstformanden i formandens sted (jf. Vedtægternes § 12, stk. 1)
- Formanden leder bestyrelsesmøderne, men det kan aftales, at et andet bestyrelsesmedlem fungerer som ordstyrer. Eventuelle forslag til punkter til dagsordenen deles med den øvrige bestyrelse i god tid for mødet. Den endelige dagsorden sættes i fællesskab imellem Formanden, Skolelederen, BH leder og SFO leder og endelig dagsorden udsendes af sekretæren. Hvert møde skal indeholde godkendelse af renskrevet referat fra forrige møde. Sekretæren fører protokol. Enhver mødedeltager har ret til kort at få protokolleret sin afvigende mening. Alt af betydning for de enkelte sagers behandling skal føres i protokollen. Efter hvert bestyrelsesmøde renskriver sekretæren protokollen og udsender kopi heraf til bestyrelsesmedlemmerne. Eventuelle kommentarer eller korrektioner skal være sekretæren i hænde seneste 1 uge efter rundsendelse af udkast til referat, ellers betragtes sekretærens udkast som endeligt. Sekretæren udfærdiger ligeledes offentligt referat. Dette kan bestå af protokolblade med udeladelse af følsomme emner. (Ingen personsager, sager om enkeltelever, restancesager mv.). Det offentlige referat uploades på Viggo med hele forældrekredsens adgang samt offentliggøres for forældrene i børnehaven.
- Følgende sekvens og faste punkter indgår i bestyrelsesmødernes dagsorden i løbet af et år:
Januar Intet ordinært bestyrelsesmøde. Ekstraordinært bestyrelsesmøde kan eventuelt afholdes. | Februar Ordinært bestyrelsesmøde
Faste emner: – Revisormøde, godkendelse af seneste års regnskab – Planlægning af generalforsamling
| Marts Intet ordinært bestyrelsesmøde. Ekstraordinært bestyrelsesmøde kan eventuelt afholdes.
Generalforsamling & konstituering |
April Ordinært bestyrelsesmøde Faste emner: – Gennemgang af kommunikationsvej, forretningsorden og tavshedspligt – Gennemgang og opdatering af årshjul – Budgetkontrol & – revision (1. kvartal) | Maj Intet ordinært bestyrelsesmøde. Ekstraordinært bestyrelsesmøde kan eventuelt afholdes.
| Juni Ordinært bestyrelsesmøde Faste emner: – Godkendelse af fagfordeling – Godkendelse af forhandlet lokalaftale |
Juli Sommerferie | August Ordinært bestyrelsesmøde Faste emner: – Budgetkontrol & – revision (2. kvartal) | September Intet ordinært bestyrelsesmøde. Ekstraordinært bestyrelsesmøde kan eventuelt afholdes.
|
Oktober Ordinært bestyrelsesmøde
Faste emner: – Budgetkontrol & – revision (3. kvartal) samt forberedelse af budget for næste skoleår | November Intet ordinært bestyrelsesmøde. Ekstraordinært bestyrelsesmøde kan eventuelt afholdes..
| December Ordinært bestyrelsesmøde
Faste emner: – Godkendelse af budget til næste skoleår |
Hvert 3. år skal bestyrelsen tage stilling til madpakke- eller kost ordning i børnehaven.
- Bestyrelsens arbejdsform. Med fokus på at opnå størst mulige værdiskabelse og effektivitet, vil bestyrelsen generelt tilstræbe at arbejde efter følgende principper:
- Specifikke emner bearbejdes generelt i mindre udvalg ”imellem” bestyrelsesmøderne. Alt efter emne, kan disse udvalg bestå af medlemmer fra bestyrelsen, medarbejdergruppen og skolekredsen.
- Hvis relevant, og så vidt muligt, deles materiale omkring specifikke punkter på dagsordenen i god tid før bestyrelsesmøderne så de øvrige medlemmer har mulighed for at forberede sig.
- Bestyrelsesmøderne vil således generelt være et forum, hvor der tages beslutninger, hvor de forberedte emner drøftes, og hvor de ansvarlige udvalg kan få input til videre arbejde.
- Medlemmer af bestyrelsen bør altid være opmærksomme på, at de med bestyrelseshvervet repræsenterer skole, børnehave og bestyrelsen under bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen vil altid tilstræbe at have en ubetinget konstruktiv, tillidsfuld og respektfuld dialog. De enkelte bestyrelsesmedlemmer er udvalgt til at repræsentere skolekredsen på baggrund af deres individuelle holdninger og kompetencer. Der er derfor også en forventning om, at bestyrelsesmedlemmerne bringer disse til bordet. Bestyrelsen arbejder ud fra præmissen; at konstruktiv debat grundlæggende er sundt for fremdrift.
—oooOooo–
5. Indskrivningsprocedure
Bestyrelsen har uddelegeret ansvaret for indskrivning til skolelederen: Skolelederen kan i samarbejde med lærerne indskrive elever efter følgende retningslinjer:
- Det samlede elevtal må ikke overstige ca. 100 elever, se i øvrigt vedtægternes §2.
- Optagelse af elever med særlige problemer skal godkendes af bestyrelsen, Såfremt skolelederen vurderer, at elevens optagelse på skolen får afgørende betydning for afvikling af undervisning for den øvrige elevgruppe.
- Forældrene oplyser ved indmeldelsen: Navne, adresser, børns CPR-numre og forældremyndighedsoplysninger.
Forældre skal inden indmeldingen have god tid til at sætte sig ind i skolens forhold, i denne forbindelse henvises til skolens hjemmeside.
6. Procedure ved ansættelser af fastansat personale
A .Ved fastansættelser nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af repræsentant(er) fra bestyrelsen, skolelederen og repræsentanter fra det pædagogiske personale. Efter aftale med formanden udformer lederen annonce, som bringes i relevante medier. Mht. ansættelser i børnehaven, er det er repræsentant fra forældrerådet, der deltager. Ansættelsesudvalget udpeger i fællesskab et antal ansøgere til ansættelsessamtaler og gennemfører herefter samtalerne. Det er skolelederens ansvar at tage kontakt til ansøgere i løbet af ansættelsesprocessen.
- Kan der ikke opnås flertal for den/de indkaldte kandidater, har lederen ret til at indkalde yderligere ansøgere til samtale. Skolelederen har vetoret i forhold til endelig ansættelse.
- Ved ansættesle af Ledere indkaldes mindst 2 kandidater til samtale med ansættelsesudvalget. Der træffes i bestyrelsen beslutning om, hvorvidt det har relevans at hele bestyrelsen deltager i ansættelsessamtalen. Bestyrelsen indstiller en kandidat til generalforsamlingen efter at have rådført sig med lærerne.
—oooOooo–
7. Afstemningsprocedurer i bestyrelsen
Se Vedtægternes § 12, stk. 5. Hvis ét bestyrelsesmedlem ønsker det, skal der ske skriftlig afstemning.
8. Tavshedspligt
Tavshedspligten vedr. fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesarbejdet kan i givet fald efterprøves efter den borgerlige straffelov. Følgende forhold skal især iagttages:
- Tavshedspligt vedr. opnået indsigt i politiets efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser m.v.
- Tavshedspligt vedr. skolens økonomiske interesser, f.eks. indhentede pristilbud, licitation m.v.
- Tavshedspligt vedr. enkeltpersoners, private selskabers personlige forhold eller foreningers interne økonomiske forhold.
- Tavshedspligt vedr. ansattes tjenesteforhold eller oplysninger opnået i relation hertil.
—oooOooo–
9. Inhabilitet
Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde:
- Såfremt man har personlig eller økonomisk interesse i en sages udfald eller repræsenterer nogen, der har en sådan interesse.
- Såfremt nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk interesse i en sags udfald.
- Såfremt man deltager i firmaledelse, foreningsledelse eller på vegne af anden juridisk person, der har særlig interesse i en sages udfald.
I tvivlstilfælde træffes afgørelse efter forvaltningslovens kapitel 2. – Ved inhabilitet kan man hverken deltage i afgørelse eller behandling af pågældende sag. Dette skal indføres i protokollen.
10. Udtræden af bestyrelsen i utide
- Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen i utide, skal vedkommende skriftligt informere bestyrelsen. Herefter indtræder 1.-suppleanten i stedet, se dog vedtægternes § 10, stk. 7. Denne vil efter tur være på valg, som det medlem, der er blevet erstattet. Suppleanter er i øvrigt på valg hvert år.
- Ansættes et bestyrelsesmedlem eller en suppleant på skolen, skal vedkommende udtræde af bestyrelsen.
—oooOooo–
11. Kompetenceplan og samarbejdsaftale med skoleleder
Bestyrelsen må henholde sig til lederens ansættelsesbrev med tillæg. Tillægget kan genforhandles, men ikke ændres ensidigt.
12. Skolelederens og lærerrepræsentantens deltagelse i bestyrelsesmøder
- Repræsentanten fra medarbejdergruppen, der deltager i bestyrelsesmøder, udpeges af den samlede personalegruppe på tværs af skole, børnehave og SFO. Denne kan på medarbejdernes vegne udtale sig på møderne og kan også orientere sine kollegaer om mødernes indhold med undtagelse af tavshedsbelagte oplysninger. Denne repræsentant kan ikke deltage i behandlingen af ansættelsesproblemer.
- Skolelederen/repræsentanten fra det pædagogiske personale kan hver for sig og sammen erklæres inhabile af et flertal i bestyrelsen.
- Børnehaveleder, SFO-leder, skoleleder og souschef deltager som faste medlemmer i bestyrelsesmøderne.
—oooOooo–
13. Samarbejde med de ansatte
- De ansatte kan gennem den pædagogiske repræsentant udtale sig om alt på bestyrelsesmøder. Den pædagogiske repræsentant har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også i forhold til kolleger.
14. Samarbejde med forældrene
- Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af pædagogiske udfordringer fra skolehverdagen, skal henvise til skolelederen. Lederen har pligt til at orientere bestyrelsen om pædagogiske problemer. I øvrigt henvises til kommunikationsvejen.
- Midlertidig bortvisning er en konsekvens, der på Lemming Friskole kun anvendes i helt særlige situationer, hvor et enigt lærerkollegie vurderer, at bortvisningen er nødvendig for at beskytte en eller flere elever, og hvor man ikke kan nå den samme effekt ved at gå den pædagogiske vej
—oooOooo–
15. Skolelederens og formandens stående bemyndigelser
Skoleleder og bestyrelsesformand er tillagt følgende standardbemyndigelser:
- Bemyndigelse til fremsendelse af breve m.v. på skolens vegne.
- Bemyndigelse til i særlige tilfælde alene at træffe beslutning om elevindskrivning og midlertidig elevbortvisning, givet at sagen drøftes i bestyrelsen hurtigst muligt derefter.
- Bemyndigelse til at træffe hastebeslutninger, idét sagen i alle tvivlstilfælde efterfølgende skal forelægges bestyrelsen.
- Skolelederen og børnehavelederen kan underskrive ansættelsesbreve for alle med fastansættelse eller tidsbegrænset ansættelse. – I begge tilfælde er det forudsat, at vedtægten er fulgt ved ansættelse, at Bestyrelsesformanden er fuldt informeret og at denne er sket inden for det godkendte budget.
16. Bestyrelsesmedlemmernes udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet
- Bestyrelsesmedlemmer kan ikke modtage honorar af skolens midler. Der kan ydes konkret godtgørelse for telefonudgifter og kørselsgodtgørelse efter statens takster. Godtgørelserne opgives til skattevæsenet.
- Efter beslutning i bestyrelsen eller i henhold til budget kan skolen betale for uddannelseskurser, instruktionsmøder m.v. for bestyrelsesmedlemmer. Nødvendige udlæg attesteres af regnskabsfører og refunderes.
—oooOooo–
17. Intern revisionsbestemmelse
- Før revisor fremsender det reviderede regnskab til bestyrelsen, deltager kasserer, formand, skoleleder, børnehaveleder og regnskabsfører i et møde med revisor. På mødet skal skolens økonomi analyseres overordnet. Den samlede bestyrelse anbefales at deltage.
- Det reviderede regnskab kan udsendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.
18. Budgetlægning
Kommenteret budget udarbejdes normalt inden 15. december af kasserer, regnskabsfører, skoleleder og børnehaveleder. Budgetgodkendelse sker på et bestyrelsesmøde, hvor alle ansatte har adgang. Mindst hvert andet år udarbejdes flerårigt budget.
—oooOooo–
19. Skolens ordensregler
Efter indstilling fra leder og lærere skal ordensregler godkendes af bestyrelsen.
20. Fripladstilskud
Senest på bestyrelsesmødet i januar måned aftales principper for fordeling af fripladsmidler. Fripladsmidlerne fordeles herefter på baggrund af anonyme ansøgningsskemaer, fordelingen foretages af skoleleder og formand.
—oooOooo–
21. Udarbejdelse af undervisningsplan
- Der aftales konkret procedure for hver ændring af undervisningsplanen. Enhver ændring kan kun besluttes efter indstilling fra skolelederen, men lærerne skal have lejlighed til at udtale sig (se punkt 4d for tidspunkt på året).
- Enhver betydningsfuld ændring af undervisningsplanen skal forelægges bestyrelsen.
—oooOooo–
22. Retten til indsigt i skolens forhold
Retten til indsigt i skolens forhold forvaltes efter følgende beslutning:
- Forældre og fastansatte har ret til indsigt i den type materiale, der er beskrevet i vedtægternes §15.
- Forældre har desuden ret til indsigt i forhold, der direkte vedrører dem selv og egne børn.
- Ret til indsigt vil i øvrigt blive afgjort af bestyrelsen, når der foreligger en skriftlig anmodning herom.
—oooOooo–
23. Orlov fra betaling af skolepenge
Der er ikke grundlag for at eftergive betaling af skolepenge i forbindelse med ferie eller andet fravær. Bestyrelsen har dog besluttet, at forældre kan søge orlov fra betaling af skolepenge forudsat, at nedenstående principper overholdes. Den pædagogiske side skal dog forinden været afklaret med skolelederen og stamgruppelæreren.
Principper:
- Med to måneders varsel sendes en skriftlig ansøgning til bestyrelsens formand.
- Der kan kun fritages fra skolebetaling, hvis den ønskede periode er af mere end tre måneders varighed og maksimum strækker sig over et år.
- Ved udmelding midt i skoleåret betales der to måneder frem fra udmeldelsesdatoen.
24. Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden
Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen som tillæg til skolens vedtægter, jf. vedtægternes § 12 stk.1.
Enhver ændring eller tilføjelse skal behandles og godkendes på 2 efter hinanden følgende ordinære bestyrelsesmøder.
Forretningsordenen kan ikke stride mod gældende lovgivning mv. samt gældende vedtægter, da den juridisk er en udvidelse af vedtægternes bestemmelser. Ved vedtægtsændring skal forretningsordenen om nødvendigt justeres. Justering foretages senest ved ministeriets godkendelse af de nye vedtægter.
—oooOooo–
—oooOooo–
